Los portales web en la educación universitaria

Internet es sin duda alguna, el medio de comunicación del Siglo XXI y el eje central de las TICs. Es el que más posibilidades y aplicaciones tiene, ya que es mucho más completo, versátil y rápido que la telefonía o mensajería postal o por fax, etc. Se trata de un medio que, usado correctamente, permite a la universidad ofertar una infinidad de servicios de alto valor añadido a las diversas comunidades vinculadas con ella. 

Por otra parte, conforme Internet cobra importancia como medio de comunicación de masas, también lo hace la imagen que la institución proyecta a través de la red, cuando Internet es el canal a través del cual la mayoría de los estudiantes tienen el primer contacto con la institución universitaria. Los portales Web, es el tema que expondremos a continuación, veremos cómo tener presencia en Internet no es como hace unos años, donde simplemente disponíamos de un sitio Web más o menos nutrido de información.

Los portales Web 

El concepto de Portal se utiliza habitualmente de manera incorrecta, de hecho es habitual que a una página Web tradicional se le llame Portal.Podríamos decir que un Portal es una herramienta de acceso on-line a una multitud de servicios telemáticos, de múltiples y heterogéneos proveedores, agrupándolos en un único punto de acceso, que ayudan al usuario a realizar diversas tareas.El concepto de portal, en contraposición al de Página Web, hace que estos servicios sean personalizados, mediante un sistema de autentificación el usuario tendrá disponibles los servicios, contenidos y enlaces a la información relacionada directamente con él, y personalizables, el usuario tendrá la posibilidad de personalizar su entorno de trabajo de forma que pueda cambiar el contenido, configuración de servicios estilo de su portal según sus preferencias.

La pagina Web

En una página Web tradicional, es el usuario el que tiene que buscar los contenidos que necesita, para ellos se ayuda de motores de búsqueda y de los diferentes enlaces ubicados en la página Web.

El portal 

En un Portal los usuarios se autentican en el sistema, de manera que es el propio Portal el que presenta toda la información y servicios relacionados con cada usuario específico. La información que se presenta puede ser información pública o información relacionada solo con él, por ejemplo: sus notas si se trata de un estudiante o su nómina si se trata de un empleado.No solamente es el Portal el encargado de mostrar la información personalizada, sino que el propio usuario puede definir como se presenta esta información, es decir, que colores quiere utilizar en su página que tipo y tamaño de fuente, que información quiere que se le presente en la página de inicio. 

 Características de los portales web

 1) Adaptabilidad: Normalmente cuando se habla de Portal se suele utilizar la palabra “Mi portal”, y a que el principal objetivo de un portal es mostrar información personalizada para cada usuario. Por ejemplo: Los estudiantes tendrán acceso a información del tipo: Mis notas, Mi progreso académico, Mis recibos, Mis asignaturas, Mis profesores, Mi solicitud de preinscripción. Los profesores tendrán acceso a información del tipo: Mis alumnos, Mis actas.Los  empleados  tendrán  acceso  a  información  del  tipo:  Mi  nómina,  Mis  fichajes, Mis empleados.Las empresas tendrán acceso a información del tipo: Mis facturas, Mis contratos.

2) Personalización: El Portales una herramienta destinada para el uso individual. Cada persona podrá controlar la forma en que se le presenta la información utilizando las siguientes capacidades:Control de la información que se muestra. Los administradores de Portal pondrán a disposición de cada perfil de usuario una serie de servicios y es el propio usuario el que decide cuáles de estos servicios quiere ver en cada momento. 

Personalización de la información que muestran los servicios. Por ejemplo, si tenemos un servicio que nos muestra el clima de una ciudad, el usuario podrá especificar de qué ciudad quiere que le muestre el tiempo.Control de la apariencia del portal. Se le da la posibilidad de que el usuario decida que combinación de colores y fuentes quiere utilizar, esto permite potenciar la accesibilidad apersonas con deficiencias visuales.

3) Basado en servicios telemáticos: Los portales se componen de pequeñas cantidades de funcionalidad que el usuario necesita y que se denominan servicios telemáticos. Los servicios telemáticos son mucho más pequeños que las aplicaciones. Una aplicación cubrirá todas las funciones relacionadas con un sistema (como un sistema de registro de estudiantes o un sistema financiero); en cambio, un servicio telemáticos e relaciona con una función particular (como la modificación de los datos personales, la consulta de notas, etc.). Esto significa, que al usuario se le presentarán solamente los servicios que necesita y que éstos estarán disponibles en cualquier contexto que sea conveniente.

4) Seguridad: Una vez que el usuario accede al portal, no necesita identificarse en cualquiera de los otros sistemas, ya sea porque están utilizando el mismo sistema de identificación, o porque el portal puede identificarle en ellos. Los portales proporcionan un acceso seguro a todas las aplicaciones.

La seguridad se simplifica y se aumenta con un sitio único para la identificación de la persona, con un solo nombre de usuario y contraseña (u otro sistema de seguridad, como la identificación biométrica). Esto hace innecesaria la anotación de contraseñas (ya que sólo hay una para recordar) y facilita la implantación de políticas de seguridad. La implantación de la seguridad en una amplia variedad de sistemas ha sido uno de los principales problemas en muchas universidades.

5) Agrupación: Los portales reúnen en un solo sitio toda la información y los servicios que los usuarios necesitan. Los portales, separando la presentación y las funciones, permiten al usuario ver una sola interfaz para todas las aplicaciones; así se alivia enormemente la carga cognitiva del usuario. Esto da a los portales, en combinación con el enfoque basado en el servicio, una potencia enorme.

6) Colaboración: Un Portal tiende a ser un entorno para la colaboración y normalmente desde él se tiene acceso al correo corporativo, calendario personalizado, herramientas para foros.

7) Descentralización: La aportación de información al Portal se suele realizar de manera descentralizada, de manera que todas las personas que tengan permiso para introducir información en determinados grupos de páginas del Portal, tendrán acceso a herramientas que hagan que la publicación de contenidos no requiera tener unos conocimientos específicos de tecnologías como html, javascript, etc. El entorno para la publicación de contenidos es similar al de un procesador de textos básico.

Tipos de portales:

Los portales se pueden dividir en dos clases principales:De Información: Son aquellos que están destinados a consolidar un gran masa de información, de orígenes diversos en una sola pantalla.De Gestión de Contenido: Están diseñados para mejorar los accesos y en uso compartido de información En la mayoría de los casos, se deberán combinar las dos complementaciones para satisfacer todas las necesidades.

El portal como integrador deservicios Las universidades cuentan con multitud de sistemas informáticos que permiten automatizarlas gestiones principales: gestión de alumnado, gestión económica, gestión de recursos humanos, bibliotecas, investigación, etc.

Estas aplicaciones son, normalmente, heterogéneas entre sí, y a que cada una de ellas está orientada a la gestión que realiza, cada una de ellas suele mantener su propia gestión de control de acceso a la aplicación, su propio interfaz, sus diferentes gestores de base de datos.Los sistemas de gestión están orientados a multitud de tareas relacionadas con un aspecto específico de la gestión.

Por ejemplo: el sistema de gestión académica abarca  con mucho detalle la gestión de acceso a la Universidad por parte de los estudiantes, la gestión de expedientes, gestión de resultados académicos, títulos, becas, planes de estudio, etc. El sistema de gestión de recursos humanos, estará orientado al control de las plazas y empleados de la Universidad, a la gestión de la nómina, a la formación de empleados.

El objetivo de un sistema basado en Portales el de ofrecer un único punto de acceso, con un único usuario/contraseña, con un interfaz común, con una navegación similar, a tareas pequeñas y puntuales de una persona dentro de la organización. Cuando una persona accede al portal, este le reconoce dentro de la institución con unos roles específicos (alumno, profesor, gestor, investigador, gerente, etc.), dependiendo de los roles a los que pertenezca el sistema le ofrecerá una lista de servicios a los que puede acceder. En contraposición a los sistemas de gestión, estos servicios, son muy nucleares, específicos y sencillos.

Los servicios pueden provenir de sistemas de gestión totalmente dispares y la función del portal es la de integrarlos bajo un mismo interfaz.Los usuarios típicos de los sistemas de gestión son los gestores; en cambio, el grueso de los usuarios del Portal son todos los colectivos gestionados por estos sistemas: alumnos, empleados, profesores, etc.El portal como gestor de información uno de los principales problemas que encuentran las universidades para mantener actualizadas sus páginas Web es que la publicación de contenidos está centralizada en una persona o departamento.

El volumen de información cambiante, normalmente acaba saturando al equipo encargado de mantener la Web actualizada, incluso en universidades pequeñas. Además, la tarea de publicar se hace tediosa y poco eficiente, tanto para la persona encargada de proporcionar los contenidos, como para el encargado de publicarlos o actualizarlos en la Web.

La solución a este problema reside en la descentralización de la publicación, esto es, capacitar a cada entidad publicadora para que sea autónoma a la hora de “colgar” sus propios contenidos en la Web. Esta es una de las principales ventajas de las herramientas de creación de Portales: permitir de una manera muy sencilla y sin tener conocimientos técnicos, la publicación y el posterior mantenimiento de la información, no solo por parte de los administradores o web masters, sino también por parte de los miembros de la comunidad de usuarios productores de esa información.Adicionalmente, esta facilidad viene acompañada de otros servicios asociados que facilitan la publicación, por ejemplo poder decidir la fecha en la que se hará visible lo publicado y la fecha en la que de manera automática será retirar á esa información.Los sistemas que ofrecen este tipo de funcionalidades se denominan CMS (Content Management Systems).

Desde el punto de vista de los usuarios del sistema, este le permite gestionar, de forma un informe, accesible, y cómoda, un espacio Web dinámico, con actualizaciones periódicas, y sobre el que pueden trabajar de forma simultánea una o más personas, cada una de las cuales tiene una función de terminada.Desde el punto de vista del cliente o consumidor de la información, se trata de un sitio Web dinámico, con apariencia e interfaz homogéneos, con un diseño centrado en el usuario, y que permite llevar a cabo fácilmente las tareas para las que ha sido diseñado.Por lo tanto, un CMS tiene dos funciones principales:

Facilitar la creación de contenidos, Facilitar la presentación de esos contenidos Con respecto a la primera, provee una serie de herramientas para que publicar contenidos sea tan fácil como rellenar un formulario, y que haya, además, una sola fuente para todos ellos; con respecto a la segunda, facilita la publicación de contenidos en múltiples formatos a partir de una sola fuente, y añade metadatos (es decir, información de contexto adicional que aporta valora lo publicado) a los mismos, para facilitar la navegación en múltiples facetas (por ejemplo: temporal, por categorías o por autor).

No hay que olvidar que crear y publicar los contenidos solo es la mitad del problema, donde se suele fallar es en la posterior gestión y mantenimiento de los mismos. Por ello, cualquier CMS provee de las herramientas necesarias para gestionar el ciclo de vida completo de los contenidos: creación, gestión, presentación y mantenimiento/actualización.

Los contenidos creados habitualmente no se almacenan en forma de ficheros en el disco, como haría un servidor Web tradicional, sino que se depositan en una base de datos central donde también se guardan el resto de datos de la Web, como son los datos relativos a las preferencias de los usuarios, los permisos, la estructura de navegación de la Web, etc.

La estructura de la Web se puede configurar con una herramienta que, habitualmente, presenta una visión jerárquica del sitio y permite modificaciones. Mediante esta estructura se puede asignar un grupo a cada área, con responsables, editores, autores y usuarios con diferentes permisos. Eso es imprescindible para facilitar el ciclo de trabajo con un circuito de edición que va desde el autor hasta el responsable final de la publicación. El CMS permite la comunicación entre los miembros del grupo y hace un seguimiento del estado de cada paso del ciclo de trabajo.

Beneficios del CMS:

Se evita la dependencia de los diseñadores Web para que hagan los cambios necesarios.Los cambios se pueden realizar en cualquier momento (24horas) Muchaspersonaspuedenmantenerelsistemaactualizadosintenerquedependerdeunaúnic apersona.

Se  puede  limitar  que  cada  persona  sólo  pueda  actualizar  las  secciones  de  las  que es responsable.Un CMS asegura que todas las páginas tengan un diseño consistente y que no tenga que encargarse de diseñar los menús y la navegación.

Funcionalidades habituales Normalmente existen un conjunto de funcionalidades más o menos comunes a todas las herramientas de creación de portales que se consideren un CMS o lleven integrado uno, a saber:

• Editor de texto WYSIWYG (What You See Is What You Get, en español, "lo que ves es lo que obtienes") a través del navegador que te permite escribir un documento viendo directamente el resultado final.

• Herramienta de búsqueda.

• Comunicación entre los usuarios (foros, correo electrónico, chat).

• Noticias y artículos.

• Flujos de aprobación (workflow) con diferentes perfiles de usuarios y grupos 

de trabajo.

• Fechas de publicación y caducidad.

• Webs personales.

• Carga y descarga de documentos y material multimedia.

• Avisos de actualización de páginas o mensajes en los foros, y envío 

automático de avisos por correo electrónico.

• Envío de páginas por correo electrónico.

• Páginas en versión imprimible.

• Personalización según el usuario.

• Disponibilidad o posibilidad de traducción a otros idiomas.

• Soporte de múltiples formados (HTML, Word, Excel, Acrobat,etc.)

• Soporte de múltiples navegadores (Internet Explorer, Netscape,etc.)

• Soporte de sindicación (RSS, NewsML, etc.)

• Estadísticas de uso e informes.

• Control de páginas caducadas y enlac.es rotos

Autor: Ing. Allen Feliz Microsofr Certified Educator